Procedura zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Centrum Nauki Kopernik

§ 1
Wstęp

1. Na podstawie art. 25 ust. 1–2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U z 2024 r. poz. 928) ustala się w Centrum Nauki Kopernik Procedurę zgłoszeń wewnętrznych, która określa zasady zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa przez sygnalistów.
2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Centrum Nauki Kopernik (zwane dalej “CNK”). Celem CNK jest zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania skutecznych działań w celu ich eliminowania i skutecznego zarządzania ryzykiem oraz wzrostu zaufania wśród osób zatrudnionych i osób wykonujących czynności na rzecz CNK, stąd Pracodawca zachęca do korzystania z Procedury, w sytuacji możliwości zaradzenia naruszeniu prawa w ramach struktury CNK.
3. Procedura zgłoszeń wewnętrznych została ustalona po konsultacji z funkcjonującą w Centrum Nauki Kopernik zakładową organizacją związkową.
4. Każdy Pracownik CNK zobowiązany jest do zapoznania się z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz do jej przestrzegania. Treść oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
5. Procedura nie ingeruje w prawo Pracowników do zrzeszania się, konsultacji ze związkiem zawodowym i do ochrony przed nieuzasadnionym szkodliwym działaniem w wyniku takich konsultacji.

§ 2
Słownik pojęć

1. CNK/Pracodawca – Centrum Nauki Kopernik, instytucja kultury wpisana do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Prezydenta m. st. Warszawy pod nr 02/06.
2. Procedura – Procedura zgłoszeń wewnętrznych dotycząca przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych.
3. Pracownik – osoba zatrudniona przez Centrum Nauki Kopernik na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej albo podejmowania faktycznych albo prawnych czynności na rzecz CNK.
4. Pełnomocnik ds. sygnalistów – osoba wyznaczona przez Pracodawcę odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych, w tym za prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia.
5. Zastępca Pełnomocnika ds. sygnalistów - osoba wyznaczona przez Pracodawcę, odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego, w szczególności, podczas nieobecności Pełnomocnika ds. sygnalistów i gdy zgłoszenie dotyczy Pełnomocnika ds. sygnalistów.
6. Sygnalista – Pracownik, który dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą albo wykonywanie czynności na rzecz CNK.
7. Osoba Pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, osoba prawna lub inna jednostka organizacyjna pomagająca Sygnaliście w zgłoszeniu w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.
8. Osoba Powiązana z Sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty (małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu).
9. Zgłoszenie – ustne, pisemne albo elektroniczne przekazanie Pełnomocnikowi ds. sygnalistów i Zastępcy Pełnomocnika ds. sygnalistów informacji o naruszeniu prawa.
10. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
11. Działanie następcze – działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające.
12. Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
13. Inne osoby wskazane w zgłoszeniu - osoba fizyczna, której dane osobowe zostały przekazane w zgłoszeniu (np. osoby poszkodowane działaniem osoby, której zgłoszenie dotyczy nie będące świadkami).
14. Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
15. Ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.
16. Zgłoszenie wewnętrzne – ustne, pisemne lub elektroniczne przekazanie informacji o naruszeniu prawa pracodawcy dokonane w oparciu o przepisy Procedury.
17. Zgłoszenie zewnętrzne – przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa, na zasadach określonych w procedurach tych organów.

§ 3
Dokonywanie zgłoszeń

1. Dyrektor Naczelny CNK wyznaczy Pełnomocnika ds. sygnalistów odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń oraz sprawującego całościowy nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń i podejmowaniem działań następczych.
2. Dyrektor Naczelny CNK może wyznaczyć do dwóch zastępców Pełnomocnika ds. Sygnalistów.
3. Pełnomocnik ds. sygnalistów oraz Zastępca Pełnomocnika ds. sygnalistów działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 2 do Procedury.
4. Pełnomocnik ds. sygnalistów, co do którego z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, nie może analizować takiego zgłoszenia. Zgłoszenia, które w jakimkolwiek stopniu dotyczą Pełnomocnika ds. sygnalistów, są rozpatrywane przez Zastępcę Pełnomocnika ds. sygnalistów.
5. Decyzję o nadaniu statusu Sygnalisty podejmuje osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń (Pełnomocnik ds. sygnalistów lub Zastępca Pełnomocnika ds. sygnalistów).
6. Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem następujących kanałów:
   1) pisemnie:
   a) na adres do korespondencji: Centrum Nauki Kopernik, Pełnomocnik ds. sygnalistów, ul. Wybrzeże Kościuszkowskie 20, 00-390 Warszawa, z dopiskiem “Do rąk własnych Pełnomocnika ds. sygnalistów”;
   b) pisemne zgłoszenie naruszenie prawa, które zostanie umieszczone we wrzutni znajdującej się:
   - w budynku Centrum Nauki Kopernik – na 1 piętrze,
   - w budynku Pracowni Przewrotu Kopernikańskiego - na 2 piętrze.
   2) elektronicznie: na adres e-mail: sygnalisci@kopernik.org.pl;
   3) ustnie:
   a) ustnie - telefonicznie na numer: +48 508 624 073,
   b) ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia. Wniosek powinien zostać złożony pisemnie na adres korespondencji wskazany w pkt. a) powyżej lub poprzez wiadomość e-mail wysłaną na adres wskazany w pkt. b) powyżej.
7. Sygnalista może przekazać zgłoszenia anonimowo poprzez:
   a) pisemne zgłoszenie naruszenia prawa, które zostanie umieszczone we wrzutni znajdującej się:
   - w budynku Centrum Nauki Kopernik,
   - w budynku Pracowni Przewrotu Kopernikańskiego.
   b) ustne zgłoszenie na numer telefonu Pełnomocnika ds. sygnalistów lub Zastępcy Pełnomocnika ds. sygnalistów.
8. Wzór pisemnego zgłoszenia naruszeń stanowi załącznik nr 3 do Procedury.
9. W przypadku, gdy Sygnalista jest w posiadaniu informacji lub ma uzasadnione przekonanie o możliwości wystąpienia naruszenia prawa przez Dyrektora Naczelnego jako kierownika jednostki, może takie zdarzenie zgłosić:
   a) w postaci elektronicznej na adres e-mail Pełnomocnika Prezydenta m.st. Warszawy ds. etyki i polityki antykorupcyjnej: sygnalista@um.waw.pl lub
   b) pisemnie do Pełnomocnika Prezydenta m.st. Warszawy ds. etyki i polityki antykorupcyjnej z dopiskiem „Do rąk własnych”.
10. Sygnalista ma prawo, aby przy dokonywaniu zgłoszenia podczas bezpośredniego spotkania oraz podczas wszelkich spotkań będących częścią postępowania opisanego w §5 Procedury towarzyszyła mu Osoba Pomagająca w dokonaniu zgłoszenia.
11. Podczas zgłoszenia ustnego dokonanego za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej, będzie ono dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg, sporządzanego przez Pełnomocnika ds. sygnalistów lub Zastępcę Pełnomocnika ds. sygnalistów.
12. Zgłoszenie ustne dokonane podczas bezpośredniego spotkania zostanie udokumentowane jako protokół spotkania, sporządzany przez Pełnomocnika ds. sygnalistów lub Zastępcę Pełnomocnika ds. sygnalistów.
13. Wszelkie dokumenty (transkrypcje i protokoły) stworzone przez Pełnomocnika ds. sygnalistów lub Zastępcę Pełnomocnika ds. sygnalistów podczas zgłoszeń ustnych, mogą zostać sprawdzone, poprawione i zatwierdzone przez Sygnalistę poprzez ich podpisanie. W celu weryfikacji dokumentów Sygnalista zwraca się z wnioskiem (ustnym lub pisemnym) do Pełnomocnika lub Zastępcy Pełnomocnika ds. sygnalistów o wgląd do akt postępowania wyjaśniającego. Wówczas Pełnomocnik ds. sygnalistów lub Zastępca Pełnomocnika ds. sygnalistów w terminie 7 dni od momentu wpłynięcia wniosku udostępnia Sygnaliście dokumenty.
14. Podczas zgłoszenia ustnego Pełnomocnik ds. sygnalistów lub Zastępca Pełnomocnika ds. sygnalistów zobowiązany jest do poinformowania Sygnalisty o możliwości stworzenia protokołu.
15. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:
    a) datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
    b) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
    c) wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
    d) wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
    e) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
    f) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
    g) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
16. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów, osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
17. Jeśli zgłaszający nie dokonał zgłoszenia anonimowo, Pełnomocnik ds. sygnalistów lub Zastępca Pełnomocnika ds. sygnalistów potwierdza przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.

§ 4
Naruszenia prawa, które podlegają zgłoszeniu

1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
2. Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą okoliczności mogących wskazywać na popełnienie następujących czynów albo działań/zaniechań:
   a) korupcji;
   b) naruszeń regulacji wewnętrznych ustanowionych w CNK;
   c) naruszeniach przy udzielaniu zamówień publicznych;
   d) naruszeniach przy świadczeniu usług, obrotem produktami i rynków finansowych;
   e) praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   f) naruszaniu bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   g) naruszaniu bezpieczeństwa transportu;
   h) naruszaniu zasad ochrony środowiska;
   i) naruszaniu zasad ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   j) naruszaniu zasad bezpieczeństwa żywności i pasz;
   k) naruszaniu zasad zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   l) naruszaniu zasad zdrowia publicznego;
   m) naruszaniu zasad ochrony konsumentów;
   n) naruszaniu zasad ochrony prywatności i danych osobowych;
   o) naruszaniu zasad bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   p) naruszaniu interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   q) naruszaniu rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   r) naruszaniu konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
3. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa albo wewnętrznych regulacji, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Pracodawcy.
4. Zgłoszenia, które nie będą informacją o naruszeniu prawa w znaczeniu Procedury i ustawy o ochronie sygnalistów, mogą podlegać dalszemu procedowaniu w ramach kompetencji własnych Pełnomocnika ds. sygnalistów lub podlegać zgodnie z właściwością do innej osoby/komórki organizacyjnej CNK.

§ 5
Analiza zgłoszenia, postępowanie wyjaśniające

1. Dostęp do kanałów zgłaszania posiada Pełnomocnik ds. sygnalistów i Zastępca Pełnomocnika ds. sygnalistów odpowiedzialni za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych.
2. Po otrzymaniu zgłoszenia, Pełnomocnik ds. sygnalistów bądź Zastępca Pełnomocnika ds. sygnalistów podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym, o ile będzie to uzasadnione występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.
3. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy takie potwierdzenie przekazać. W przypadku zgłoszenia ustnego, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonuje zgłoszenia.
4. Przekroczenie terminu, o którym mowa powyżej, uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenia dodatkowych dowodów). Wstępna analiza nie może trwać dłużej niż 14 dni.
5. Pełnomocnik ds. sygnalistów może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
6. Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu.
7. Pełnomocnik ds. sygnalistów rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje działania następcze, przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
8. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik ds. sygnalistów lub Zastępca Pełnomocnika ds. sygnalistów ocenia zasadność zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Pełnomocnik ds. sygnalistów wydaje rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.
9. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Pełnomocnik ds. sygnalistów lub Zastępca Pełnomocnika ds. sygnalistów przekazuje niezwłocznie Sygnaliście oraz osobie, której zgłoszenie dotyczy informacje o dokonanym zgłoszeniu oraz wynikach przeprowadzonej weryfikacji. W stosunku do osoby, której dane zostały wskazane w zgłoszeniu w tym momencie dokonywany jest obowiązek informacyjny, którego wzór stanowi załącznik numer 4 do Procedury.
10. W przypadku ustalenia w wyniku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonania nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.

§ 6
Zespół ds. rozpatrywania zgłoszeń naruszeń prawa

1. W uzasadnionych przypadkach zgłoszenia wewnętrzne mogą podlegać postępowaniu wyjaśniającemu przeprowadzonemu przez, powoływany przez Dyrektora Naczelnego CNK, Zespół ds. rozpatrywania zgłoszeń naruszeń prawa, który po zakończeniu postępowania ulega rozwiązaniu.
2. Członkowie Zespołu posiadają pisemne upoważnienie i są zobowiązani do zachowania tajemnicy.
3. Zespół obraduje na posiedzeniach.
4. Pracami Zespołu kieruje Pełnomocnik ds. sygnalistów, Zastępca ds. sygnalistów lub wyznaczony przez Pełnomocnika ds. sygnalistów pracownik.
5. Z każdego posiedzenia Zespołu sporządzana jest protokół zawierający w szczególności listę pracowników biorących udział w posiedzeniu, ustalenia faktyczne oraz postanowienia końcowe. Protokół podpisywany jest przez wszystkich obecnych na posiedzeniu członków Zespołu.
6. Posiedzenia Zespołu nie są nagrywane ani utrwalane na żadnych nośnikach.
7. W skład Zespołu wchodzą:
   a) Pełnomocnik ds. sygnalistów – przewodniczący Zespołu;
   b) zastępca Pełnomocnika ds. sygnalistów;
   c) przedstawiciel Działu Prawnego;
   d) przedstawiciel Działu Kadr i Rozwoju Zawodowego;
   e) minimum jeden pracownik - specjalista merytoryczny w danej dziedzinie.

§ 7
Zakaz działań odwetowych

1. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.
2. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych w stosunku do osoby, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z Sygnalistą powiązana.
3. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę podejmującą działania odwetowe z CNK.
4. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe związane ze świadczeniem pracy na podstawie stosunku pracy, w szczególności:
   a) odmowa nawiązania stosunku pracy;
   b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
   c) nie zawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
   d) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji, gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
   e) obniżenie wynagrodzenia za pracę;
   f) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
   g) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wartości tych świadczeń;
   h) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;
   i) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
   j) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;
   k) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
   l) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
   m) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
   n) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
   o) mobbing;
   p) dyskryminacja;
   q) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
   r) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
   s) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
   t) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
   u) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
   v) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.
5. Jeśli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innej umowy niż stosunek pracy, ust. 4 powyżej stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług nie wyklucza zastosowania takiego działania.
6. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3 powyżej. Na Pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.
7. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło), nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz w ustawie o ochronie sygnalistów.
8. Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w tzw. złej wierze, ma prawo żądać od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

§ 8
Dane osobowe

1. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie. Wzór zgody na ujawnienie tożsamości Sygnalisty stanowi załącznik nr 5.
2. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Pełnomocnika ds. sygnalistów. Pełnomocnik ds. sygnalistów zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
3. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy, usuwane.
5. Obowiązek informacyjny względem Sygnalisty oraz osoby pomagającej sygnaliście dokonać zgłoszenia należy wykonać w chwili zbierania danych osobowych (Załącznik numer 4B).
6. Obowiązek informacyjny w stosunku do Świadków, Osób powiązanych z Sygnalistą oraz innych osób wskazanych w zgłoszeniu (Załącznik numer 4C) należy wykonać:
   a) w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych osobowych - najpóźniej w ciągu miesiąca – mając na uwadze konkretne okoliczności przetwarzania danych osobowych;
   b) jeżeli dane osobowe mają być stosowane do komunikacji z osobą, której dane dotyczą – najpóźniej przy pierwszej takiej komunikacji z osobą, której dane dotyczą;
   c) jeżeli planuje się ujawnić dane osobowe innemu odbiorcy - najpóźniej przy ich pierwszym ujawnieniu.

§ 9
Rejestr zgłoszeń

1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń, niezależnie od przebiegu działań następczych.
2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Pełnomocnik ds. sygnalistów na podstawie upoważnienia Pracodawcy.
3. Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej:
   a) numer zgłoszenia;
   b) przedmiot naruszenia prawa;
   c) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   d) adres do kontaktu Sygnalisty;
   e) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
   f) informację o podjętych działaniach następczych;
   g) datę zakończenia sprawy.
4. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności. Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub po przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
5. Wzór Rejestru Zgłoszeń stanowi załącznik nr 6 do Procedury.

§ 10
Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych i ujawnienia publicznego

1. Zgłoszenie może nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, gdy:
   a) nie przekazano Sygnaliście informacji zwrotnej lub
   b) w terminie na przekazanie informacji zwrotnej u Pracodawcy nie podjęto działań następczych lub
   c) Sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.
2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

§ 11
Postanowienia końcowe

1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Pełnomocnik ds. Sygnalistów.
2. Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest nie rzadziej niż raz na raz na 2 lata przez Pełnomocnika ds. Sygnalistów.
3. Kierownik każdego działu odpowiedzialny jest za zapoznanie wszystkich podległych sobie pracowników z postanowieniami Procedury.
4. Pełnomocnik ds. Sygnalistów odpowiedzialny za monitorowanie przebiegu wstępnych i regularnych szkoleń z zakresu objętego Procedurą.
5. Procedura zostanie opublikowana na stronie internetowej CNK.
6. Integralną część niniejszej procedury stanowią załączniki:
   Załącznik nr 1 – Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z treścią procedury zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
   Załącznik nr 2 – Wzór upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń;
   Załącznik nr 3 – Formularz zgłoszenia naruszenia prawa;
   Załącznik nr 4A – Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych osoby, której dotyczy zgłoszenie od sygnalisty;
   Załącznik nr 4B – Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych sygnalisty lub sygnalisty i osoby pomagającej;
   Załącznik nr 4C – Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych świadków oraz innych osób wskazanych w zgłoszeniu;
   Załącznik nr 5 – Wzór zgody na ujawnienie tożsamości Sygnalisty.